UK based Charity
Nuestra experiencia...
El cliente contrató a Procuring para realizar una revisión y rediseño de sus procesos de contratación y diligencia debida. El cliente opera en el sector benéfico y trabaja con una amplia gama de proveedores en sus actividades de financiación para lograr el cambio social. El objetivo del proyecto era garantizar que los procesos de contratación y diligencia debida cumplieran con la legislación vigente y proporcionaran a los usuarios una experiencia eficiente, reconociendo al mismo tiempo que un enfoque de contratación único para todos no era la solución adecuada para satisfacer las necesidades del cliente. Los principales resultados del proyecto fueron:
- Comprender los diferentes tipos de proveedores con los que el Cliente ha contratado;
- Evaluar y documentar los procesos de contratación existentes;
- Elaborar una lista priorizada de las necesidades de los usuarios en los procesos de contratación;
- Diseñar flujos de usuario para que los usuarios del Cliente los sigan al contratar con diferentes tipos de proveedores; y
- Crear estructuras contractuales y criterios de diligencia debida personalizados para que los usuarios del Cliente los utilicen al contratar con diferentes tipos de proveedores.
Nuestro enfoque del proyecto constó de dos fases: descubrimiento y entrega. La fase de descubrimiento se centró en recopilar y analizar información para que nuestro equipo de consultores experimentados comprendiera los diferentes tipos de proveedores con los que el Cliente contrataba y cómo funcionaban los procesos de contratación con cada uno de ellos. Esto implicó una revisión exhaustiva de los datos de gastos, contratos y documentación de procesos del Cliente, así como entrevistas con las partes interesadas clave involucradas en los procesos de contratación existentes. El descubrimiento permitió a nuestros consultores evaluar y documentar los procesos de contratación actuales y desarrollar una lista priorizada de necesidades del usuario. Al finalizar la fase de descubrimiento, elaboramos un informe de diagnóstico detallado para el Cliente. Este documento detallaba nuestros hallazgos tras la finalización de la fase de descubrimiento e incluía una serie de recomendaciones para que el Cliente las implementara, basadas en los principios de mejores prácticas en adquisiciones y gestión de la cadena de suministro. La fase de entrega se centró en proporcionar al Cliente una serie de entregables basados en las necesidades del usuario identificadas durante la fase de descubrimiento. Los entregables abarcaron la segmentación de proveedores, el diseño de recorridos de usuario y la creación de estructuras contractuales personalizadas y criterios de debida diligencia para que los usuarios del Cliente los utilizaran al contratar con diferentes tipos de proveedores. La fase de descubrimiento puso de manifiesto que el Cliente no disponía de un proceso formal de toma de decisiones ni de una herramienta documentada para ayudar a los usuarios a identificar la ruta de contratación y el proceso de debida diligencia adecuados con un tercero externo. Como resultado, el enfoque actual resultaba poco claro y confuso para los usuarios. Por lo tanto, durante la fase de entrega del proyecto, nuestros consultores diseñaron una herramienta de toma de decisiones para la contratación y la debida diligencia que asesoraría y guiaría a los usuarios del Cliente hacia la ruta de contratación y el proceso de debida diligencia más apropiados con un tercero externo. La herramienta se creó en Microsoft Excel y proporcionó una interfaz intuitiva con todos los cálculos realizados internamente. La herramienta incluía una sección para la contratación y otra para la debida diligencia. La herramienta de toma de decisiones contractuales se creó para ayudar a los usuarios a identificar la ruta contractual adecuada. Basándose en las respuestas del usuario a
